أحد المصادر الكبيرة للخلط الإداري هو الافتقار إلى الوضوح حول عملية اتخاذ القرار. أكبر مصدر للارتباك هو قرار الفريق. هل هذا يعني أن المدير يريد الكثير من المدخلات والمناقشات قبل اتخاذ القرار أم أنه يعني أن القرار لن يتم اتخاذه حتى يوافق الجميع؟ يمكن أن يكون أي من المقاربتين فعالاً ، ولكن المشكلة تكمن في أن المجموعة عادة ما تكون غير واضحة بشأن أيهما تكون. كل فرد في الغرفة سيضع افتراضاته الخاصة ونادرًا ما تتطابق هذه الافتراضات. إن تضارب الافتراضات هذا يجعل العملية مؤلمة في أفضل الأحوال وفي أسوأ الأحوال مدمرة لإنتاجية الفريق وفعاليته.
يكافح كل فريق أعمل معه تقريبًا في اتخاذ القرار. تحدد هذه النشرة الإخبارية نموذجًا بسيطًا لصنع القرار يضمن تقليل الوقت المستغرق في اتخاذ القرارات.
ميتا القرار لكيفية اتخاذ القرار
أعلم أن هذا يبدو أكاديميًا بشكل ميؤوس منه ، لكنني أعدك بأنه عملي ومفيد للغاية! Meta-Decision عبارة عن 3 أسئلة بسيطة يتعين عليك كقائد فريق الإجابة عليها بوضوح شديد لفريقك:
1. من يملك القرار؟
يجب أن يكون شخص واحد مسؤولاً عن اتخاذ القرار أو تسهيل المجموعة التي تتخذ القرار. هذا الشخص مسؤول عن دفع القضية إلى الإغلاق. قد تكون أنت أو قد تفوض هذه المسؤولية. أوصل هذا بوضوح.
2. من غيره سيشارك أو سيكون له مدخلات؟
قد تمتلك قرارًا ، ولكن إذا لم تكن لديك كل الخبرات أو المعلومات ذات الصلة ، فقد ترغب في تضمين أشخاص آخرين. يرغب معظم الناس في الحصول على مدخلات ، ولكن يفضل إخبارهم أنه لن يكون لديهم مدخلات بدلاً من إضاعة الوقت في التعبير عن الآراء التي يتم تجاهلها. مرة أخرى ، الوضوح هو المفتاح.
3. أي من أوضاع القرار الأربعة سيتم استخدامها؟
هذا هو المكان الذي يحدث فيه معظم الالتباس. يختلف الحصول على المدخلات من الفريق عن السماح للفريق باتخاذ القرار ، لكن معظم القادة لا يوضحون أبدًا أيهم يفعلونه.
أوضاع القرار الأربعة
هذا هو جوهر القرار التلوي لكيفية اتخاذ القرار. ستجعل مشاركة هذه اللغة مع فريقك من السهل تحديد توقعات واضحة.
A. مستقل
أنت تقرر دون استشارة الآخرين. قد تطلب بعض البيانات ، لكن لا تسأل الآخرين عن أفكارهم حول تحديد المشكلة أو إيجاد حل.
ب. التشاور
أنت تشارك المشكلة مع الآخرين ، إما بشكل فردي أو في مجموعة ، وتطلب أفكارًا واقتراحات. ثم عليك أن تقرر. قد يعكس قرارك أو لا يعكس الاقتراحات التي قدمها الآخرون.
جيم - توافق الآراء
أنت تشارك المشكلة مع المجموعة وتسهل مناقشة جماعية. تقوم المجموعة بتوليد وتقييم البدائل ومحاولات الوصول إلى اتفاق على حل واحد.
D. التفويض
أنت تمرر القرار إلى شخص ما في فريقك وتتركه يقرر.
ما نعنيه بالإجماع
يتم طرح كلمة "توافق" في كل مكان ولكن نادرًا ما تعني نفس الشيء للجميع في الغرفة. لأغراض هذا النموذج ، الإجماع يعني: العثور على اقتراح مقبول بما يكفي بحيث يمكن لجميع الأعضاء التعايش معه ودعمه.
الإجماع ليس:
تصويت بالإجماع
الخيار الأول للجميع * أو الأولوية
تصويت الأغلبية
الجميع راضون تمامًا
يتطلب التوافق:
مزيد من الوقت لاتخاذ القرار (ولكن في كثير من الأحيان وقت أقل للتنفيذ)
المشاركة الفعالة لجميع أعضاء المجموعة
مهارات الاتصال والاستماع وحل النزاعات وتيسير المناقشة المفتوحة
تفكير ابداعى
الانفتاح
التخلي عن الكثير من النفس ؛ يجب أن تكون تلبية احتياجات المنظمة والأفراد الآخرين بنفس أهمية تلبية احتياجاتك الخاصة.
يستغرق الإجماع وقتًا أطول وطاقة أكبر من العمليات الأخرى ويجب استخدامه فقط في القضايا المهمة. لا تستهلك طاقة المجموعة على الأشياء غير المهمة.
اختيار طريقة اتخاذ القرار
يمكن أن تكون جميع أوضاع القرار الأربعة مناسبة في أوقات مختلفة. يتمتع القادة الأكثر فاعلية بالمرونة في استخدام العناصر الأربعة والحكم على معرفة متى يجب استخدام كل منها. لا توجد قواعد صارمة وسريعة حول وقت استخدام كل وضع ، ولكن هناك بعض العوامل المفيدة التي يجب مراعاتها.
1. أهمية القرار
ما مدى أهمية اتخاذ قرار بجودة عالية؟ إذا كان الأمر مهمًا للغاية ، فاختر عملية تتضمن المعلومات المتاحة والتفكير التعاوني. ما لم يمتلك شخص واحد خبرة فائقة ، ستؤدي المناقشة الجماعية عادة إلى قرار أفضل.
2. تعقيد القرار
كلما زادت المشكلة تعقيدًا ، زادت حاجتك إلى الآخرين للتفكير بها معك. ستضمن لك مجموعة من المنظورات أنك لن تفتقد شيئًا مهمًا.
3. المعلومات والخبرة
هل لديك معلومات كافية؟ هل تعرف ما هي المعلومات المطلوبة؟ هل تعرف أين تجد تلك المعلومات؟ هل لديك خبرة في هذا المجال؟ من غيره لديه الخبرة ذات الصلة؟ إذا لم يكن لديك معلومات أو خبرات كافية ، فقد يكون من الخطر للغاية أن تقوم بعمل آلي