هناك قول مأثور ، "أفضل هجوم هو دفاع عظيم". لا يوجد مكان يتم تطبيقه فيه بشكل أفضل في عالم الشركات أكثر من الاستخدام الذكي للبريد الإلكتروني. في عصر التكنولوجيا هذا ، يعد البريد الإلكتروني أداة متعددة الأغراض يمكن تكييفها مع الأنماط التنظيمية لكل مستخدم. أولاً ، سوف نحصل على ما يجب فعله وما يجب فعله بعيدًا عن الطريق.
لا تستخدم عنوان عملك عند ملء النماذج على المواقع الخارجية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى جلب كميات كبيرة من الرسائل الاقتحامية (SPAM) التي قد تنبه قسم تكنولوجيا المعلومات لديك إلى مراقبة أنشطتك عن كثب. يعد البريد المجاني المستند إلى الإنترنت ، مثل Hotmail ، أفضل الخيارات المتاحة لك.
لا ترسل أي مواد مشكوك فيها إلى زملاء العمل. خاصة في الشركات الكبيرة حيث قد يكون لديك أكثر من واحد يعمل جون سميث ، قد يؤدي إرسال أي مواد جنسية صريحة أو مسيئة إلى الشخص الخطأ إلى طردك. ولا تنس أن الأخ الأكبر يراقب دائمًا. لقد وصل تطوير البرامج إلى النقطة التي يمكن لتطورات تكنولوجيا المعلومات من خلالها مسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحثًا عن الكلمات الرئيسية ، وعرض الرسالة بأنفسهم.
لا ترسل بريدًا إلكترونيًا أبدًا بغضب. الكلمة المكتوبة شيء قوي. يمكن للبريد الغاضب أن يطلق سلسلة من الردود ، مع توسيع قوائم التوزيع. إذا كنت مخطئًا ، حتى ولو كانت نقطة واحدة بشأن هجومك متعدد النقاط ، فسيكون المحتوى بأكمله عرضة للنقد. إذا كنت محقًا ، فسيكون كل من في تلك القائمة ، وكل من سمع عنها ، قلقًا عليك في وقت ما في المستقبل.
هذه الأمثلة الأساسية معروفة لمعظم الناس ، لكن لا يتبعها سوى القليل. لا تمنح شركتك ميزة عليك ، خاصة تلك التي كان من الممكن تجنبها بهذه السهولة. تخضع الشركات لتطور مستمر من خلال عمليات الاستحواذ وتقليص الحجم وتحويل التركيز. أنت لا تعرف أبدًا إلى من ستبلغ ، أو الشركة التي قد تنتهي من العمل لديها. يجب تطبيق القواعد الموضحة هنا ، الأساسية والمتقدمة ، في جميع الأوقات ، بما في ذلك العلاقات مع البائعين. إما من خلال مشروع مشترك أو اندماج ، قد تجد نفسك تعمل مع شخص كنت تجلس على طرفي نقيض ضده. يتم مساعدة العمل على أفضل السبل لحماية نفسك بالبريد الإلكتروني ، لذا خذ الوقت الكافي لتعلم كيفية استخدام نظام البريد الإلكتروني الخاص بك إلى أقصى حد. فيما يلي بعض النصائح المتقدمة التي يجب اتباعها:
الخطوة 1
تنظيم المجلدات المحلية الخاصة بك في فئات مفصلة. تعتمد الطريقة التي تختارها للقيام بذلك على كل من الفرد والوظيفة التي يشغلها. إذا كنت تدير موظفين ، فستريد تقسيمهم إلى أسماء وسنوات. إذا كنت تعمل بشكل أساسي في المشاريع ، فستحتاج إلى أسماء ومنتجات مختلفة للمشاريع. فقط حاول ألا يكون لديك أكثر من مجلد فرعي. تضيع الملفات إذا كان عليك المحاولة والبحث عميقًا جدًا.
الخطوة 2
قسّم جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تلك المجلدات. إذا كانت هناك حاجة إلى متابعة بريد إلكتروني معين ، فقم بتعيين علامة لتذكيرك. من الأفضل أن تضع أعلامك على الأقل يوم واحد - قبل يومين ، حتى لا يفاجئك ذلك.
الخطوه 3
إذا كان صندوق الوارد المحلي يسد جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فاحفظ جميع ملفاتك على قرص مضغوط أو أجهزة محمولة أو أي وسيلة تخزين أخرى. قد تضطر إلى الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات لديك للحصول على مزيد من التفاصيل. تأكد من تحديد كل وحدة احتواء مخزنة بشكل صحيح لسهولة استرداد المعلومات.
مع هذا النظام المستمر المكون من 3 خطوات ، ستتمكن من حماية نفسك بشكل أفضل من المشكلات اليومية التي تحدث في عالم الشركات. فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية استخدام البريد الإلكتروني لصالحك:
أكد كل شيء في الكتابة. يرفض بعض المديرين إرسال تفاصيل طلباتهم كتابةً إليك. سيتحدثون معك عن ذلك ويتوقعون منك تدوين الملاحظات أو تذكرها. ومع ذلك ، إذا حدث خطأ ما كنتيجة مباشرة لتنفيذ أوامرهم ، فلن يقبل معظم المديرين المسؤولية. لقد كنت شاهدا على هذا مرات أكثر مما يهمني أن أتذكر. لمكافحة هذا ، قمت بتطوير آلية دفاع مثالية. أود توثيق الطلب والمخرجات والإجراءات التي يجب اتخاذها وفقًا لتوجيهات رئيسي ، وإرسالها إليهم كتابيًا. لن أطلب ردًا ، ولن أنسخ الآخرين ما لم يشاركوا معي بنفس المستوى (توجيه الفريق). كان يكفي أن نعلم كلانا أنني أستطيع حماية نفسي. سمح هذا الإجراء غير اللفظي أيضًا لعلاقة العمل بالاستمرار بشكل ودي.
احتفظ بكل شيء. المجلدات المرسلة ، بريد الشركة ، المرفقات ، العروض التقديمية ، حتى البريد المحذوف. عند القيام بذلك ، ستكون قادرًا على مواجهة أي معلومات خاطئة موجهة إليك. تحتوي جميع تطبيقات البريد الإلكتروني على عامل تصفية بحث يمكنك استخدامه للعثور بسهولة على ما تبحث عنه. قد تضطر إلى تحليل مئات رسائل البريد الإلكتروني من نفس الشخص ، لكن الأمر يستحق ذلك.
يجب أولاً الرد شخصيًا على بعض رسائل البريد الإلكتروني العدوانية. هناك أفراد يحبون التظاهر بأنهم نابليون في رسائل البريد الإلكتروني ، لكن عندما تقابلهم ، فهم قصيرون. الشخصيات النابليونية نفسها مرعوبة